従業員を新たに採用する際は、入社される方に様々な書類を用意していただきますが、会社でも多方面への手続きが必要です。労働契約、前職の有無や扶養家族の有無などで処理が異なり煩雑です。
また、入社手続きでは個人情報を非常に多く取り扱うため、書類管理を厳重におこない情報漏洩をさせないよう保管しておくことも大切です。
入社手続きに遅れが出ると、例えば健康保険証の発行が遅れた場合は本人またはその家族が病院にかかる際に不都合ですし、最初の給与支払いまでに振込口座や諸手当を確認しておかなければ給与払いが滞ってしまいます。各種手続きをすみやかに進められるよう、あらかじめどのような業務を行うべきかしっかりと把握し準備しておきましょう。
求人に応募いただいて社内選考し、採用が決まりましたら、内定者に採用の意思を伝え、相手の入社意思を確認するため、以下の書類を郵送します。
・採用通知書
・入社承諾書
・雇用契約書
入社承諾書には内定者の署名捺印欄を設け、会社に提出してもらいます。雇用契約書は労働基準法に基づいた内容を記載し、会社控えと本人控えの2部必要になります。入社日に持参していただいても良いですし、事前に返送していただく場合は返信用封筒も同封しましょう。
このとき、入社時に提出が必要な書類のリストも一緒に送付しておくと、入社後の手続きがスムーズです。
新入社員に入社時に提出してもらう書類は本当にたくさんあります。状況に応じて必要ないものもありますし、手元に無くすべてを揃えて提出できない場合もあるでしょう。漏れなく回収し保管状況を把握するため、会社側でもリストで確認して受け取ることが肝要です。主な書類は以下のとおりです。
年金手帳は「基礎年金番号」の記載されたページの写しを提出してもらいます。20歳未満で初めて就職される方は年金手帳を未だお持ちではないので、会社で交付する手続きをします。
マイナンバーは、雇用保険・健康保険・厚生年金の加入などで記載しなければなりません。マイナンバーカードの写しと番号の確認をします。扶養家族がいる方は家族の分も提出してもらいます。
健康診断書は入社前三か月以内のものを提出してもらいましょう。
給与所得の源泉徴収票は前職の退職後発行に1ヶ月ほどかかります。年末調整で必要になりますので、届いたら忘れずに提出してもらいましょう。
健康保険や厚生年金などの社会保険や雇用保険は正社員・アルバイトなどの雇用形態、国籍にかかわらず、所定労働時間や期間などの就労実態で加入基準が決まっています。社会保険と雇用保険では加入基準が異なりますので、要件を満たしているかそれぞれ確認し、手続きをします。
資格取得から5日以内に年金事務所または健康保険組合・厚生年金基金へ「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出します。配偶者や子供など扶養家族がいる場合は「健康保険被扶養者（異動）届」「国民年金第3号被保険者資格取得等届」も出します。所得税とは被扶養者の範囲が異なりますので注意が必要です。
https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/hihokensha1/20141202.html
資格取得した日の翌月10日までにハローワークへ「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。短時間労働者でも週の所定労働時間が20時間以上かつ31日以上雇用の見込みがあり、学生でないことなどの要件を満たしていると加入手続きが必要です。
労災保険は労働時間がどんなに短いアルバイトでも適用となりますが、個々の従業員についての加入手続きは必要ありません。初めて従業員を雇い入れる場合は「労働保険 保険関係成立届」を事業所の所在地を管轄する労働基準監督署に提出します。
異動があった月の翌月10日までに「給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を納付先である市区町村に提出します。新入社員から前の勤務先から必要事項を記載した異動届出書を受け手続きする場合もあります。住民税を給与からの天引きで納付する特別徴収にするための書類なので、前年の所得がない方や住民税の納付残額がない方、普通徴収を希望している方はこの手続きは不要です。
近年では外国人就労者を雇用する企業が増えていますが、外国人を雇用する場合は在留カード（国内居住の場合）、旅券（パスポート）、卒業証明書（留学生を採用する場合）、ビザ申請（国外居住の外国人の場合）などの事務手続きも必要になります。
期限が決まっているわけではありませんが、社内でも必要な手続きがあります。
労働者名簿・賃金台帳・出勤簿、これら法定三帳簿は、労働基準法で保管義務がある重要書類です。労働者名簿に、性別、住所、業務の種類、入社の年月日などを記載し、保管しておきます。賃金台帳・出勤簿も全従業員の記載が求められますので、入社時に必ず作成しましょう。
配置場所の決定や通知、研修計画の作成など関連部署への周知やスケジュールの確認も必要でしょう。業種や職種によっては社員証、制服、名刺、机、椅子、電話、パソコン、事務用品など備品を発注したり、メールアドレス・ID・パスワードなどのインターネット環境を設定したり、新入社員を迎える準備を進めましょう。
このように新入社員の入社時に必要な手続きや準備は多岐にわたります。
新入社員の方は新しい職場に不安な気持ちを抱き、緊張していることでしょう。新入社員が安心してスムーズに業務を開始できるよう、円滑なコミュニケーションを図り、正確に事務手続きを進め、従業員の活躍をサポートしましょう。
弊社では、上記のような手続きの代行業務も請け負っておりますので、お困りごと等ございましたら、お気軽にご相談ください。
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