現在、働き方改革が推進される中で、無駄な業務を減らしたいと考えている企業は多いことと思います。
その中でも経理業務とは、状況次第では大幅な効率化を実現させることが可能な業務となっております。
では、実際に業務を効率化させるためにはどこをどうすればよいのか。
今回は、具体的な方法やサービスをご紹介します。
そもそも、経理業務をこれ以上効率化できるのかとお考えになる方もいらっしゃると思いますが、
YESかNOかどちらかで答えるのであれば、YESと答えることができます。
経理業務は営業とは違い、ある程度決まった業務を毎日処理する業務ですので、ソフトや設備を導入することにより、大幅な効率化を実現させることができます。
以前は、手書きだったり、電卓で計算するというとても手間のかかるものでしたが、現在ではIT化が進み、パソコンの会計ソフト上で処理することができるようになり、以前までの手間が劇的に削減されました。
現在でもIT化は進んでおりますので、技術の進歩とともに業務の効率化も進みつつあります。
では、実際に効率化することによってどのようなメリットがあるのか、ご紹介します。
何といっても、まずは経理社員の負担が減ります。これは最も大きなメリットとも言えます。
業務における単純作業を効率化することにより、業務時間を短縮させることができます。
それにより、社員の負担が軽減され激務による退職を避けることができたり、余裕があれば他業務を任せることもできるようになるでしょう。
ルーティン業務のスピードが上がると、トータルの業務時間も減らすことができるので、コストの削減が期待できます。
紙でのデータを減らすことができれば、用紙代や印刷代、郵送費といったコストも減らすことができます。
作業を人が行う場合、完璧な人間というのは存在しませんので、ミスをなくすことは難しいです。
ただ、ITツールを導入することにより、入力ミスや計算ミスといった単純なミスをゼロにすることができます。
また、集計作業も大幅にスピード化できるため、経営分析など、より高度な業務でのアウトプットが期待できるようになるのも大きなメリットです。
では実際にどうのような方法があるのか、いくつか紹介します。
すでに、ほとんどの会社さんで会計ソフトを導入しているかと思いますが、導入した時からずっと同じソフトを使用している会社さんも、もしかしたらあるかと思います。業務の効率化を実現させたいと考えているのであれば、最新のソフトを導入する、あるいは、クラウド会計ソフトを導入することをおすすめします。
クラウド会計ソフトとは、サービス提携会社に使用料を支払うことで、インターンネット経由で利用できる会計ソフトのことを言います。インターネット環境さえあれば、常に最新のソフトを使用することができますので、従来のソフトのように、バージョンアップの都度ソフトを購入してインストールをする必要がありません。
また、銀行口座やクレジットカードとデータを連携することができます。連携することにより、入出金や利用履歴は自動で会計ソフトに反映されますので、紙の明細を見ながらソフトに入力するという業務が丸ごと削減できます。
必要な経費が発生するたび、社員に領収書を発行してもらっていては、手間がかかりますし、経理社員にとっても負担となってしまいます。
そこで、法人クレジットカードの発行、小口現金の生産については全て振込にするなどキャッスレス化を推進しましょう。そうすることにより、経理社員の負担も減り、業務の効率化に繋がります。
いくつか試したが、なかなか経理業務の効率化が進まないという場合は、思い切ってアウトソーシングの活用も考えてみるのも1つです。
アウトソーシングする場合は、代行会社へ支払う料金が発生しますが、経理のプロが業務を行いますので、業務効率と同時に質の高い成果が期待できます。
経理のアウトソーシングについては、別のコラムにて紹介しておりますので、こちらもぜひご参照ください。
業務が属人化しやすく、なかなか効率化が進まない部門と考えられることの多い経理ですが、経理業務のほとんどはルーティン業務であり、実は少し工夫するだけで非常に効率化しやすい部門です。
会社だけでなく、部署レベルで改善できることも多く、会社をあげてITツールやアウトソーシングを導入することにより、劇的な効果が期待できます。
経理は、会社経営にも直結する重要な部門ですので、担当者が疲弊することなく、常に高いパフォーマンスを発揮できる環境を整えておくことが重要です。
もし、社内に経理に関する相談者がいない場合、弊社では無料相談も承っております。
また、弊社では、クラウド会計ソフトの導入支援等も行っておりますので、ご不明点等ございましたらお気軽にご相談ください。
「経理・税務業務の外注を検討しているが、どの代行を選べばいいのかわからない」とのお声から、当社ではチェックリスト付きの資料をご用意致しました。
事前に資料をご確認いただくことで、より自社での落とし込みがしやすくなるかと思いますので、ぜひご確認・ご活用ください。
まずはお気軽にご相談ください。
特に「経理代行を初めて検討している」という方はご不安も多いと思います。
どの様にアウトソーシングを進められるのか、経理体制をどの様に変更したら良いのか、専門家が親身にアドバイスさせていただきます。
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