ここ2年ほどで急速にキャッシュレス化が進みました。「非接触型」はビジネスのトレンドになり、お馴染みの交通系ICカードからインターネット通販、クレジットカード、スマートフォンでのQRコード決済まで普及が進み、もうお財布を持ち歩かないという方もいます。 しかし、キャッシュレスの便利さは十分に分かっていても、消耗品の購入や取引先との飲食代、営業交通費などの経費を現金で手渡し精算している企業は未だ多いのが実情のようです。
経費を現金精算にすると、各拠点に小口現金係を置く必要があります。現金が少なくなったら経理に補填をお願いし、金融機関に出向いて現金を引き出し、両替して小銭の準備もしなくてはなりません。入出金のたびに現金出納帳に記帳し、残高を照合し、過不足があれば原因調査にも煩わされます。速やかな立替精算が望ましいですが、出張やテレワーク、時短勤務ですれ違うと精算が遅れるため、柔軟な働き方にも対応できません。鍵付き金庫で保管するなどセキュリティ対策にも気を遣わなければなりません。
小口現金に代わる経費精算方法として、毎月の給与と一緒に支給する後払い方式を採用されている企業も多いでしょう。毎回変動する精算額を給与システムに反映させなければいけない手間があり、従業員は立替期間が長くなり金銭的負担を強いられます。
まず、小口現金係の業務負担がなくなり、現金管理のセキュリティの問題はクリアになります。それから、現金手渡しがなく、手書きや手入力もないのでミスが減ります。さらに、日時や店舗、品目などの使用履歴がデータとして確認できるようになるため、不正利用の抑止にもなります。また、このデータは会計システムに連携することができ、経理担当者の入力業務の負担を減らすことができます。決済時に漏れなく経費計上されるので、精算遅延による経費計上の月ズレ問題が解消されます。 加えて、電子帳簿保存法の改正でキャッシュレス決済における利用明細データを領収証の代替とすることも可能になりました。ペーパレス化により保管書類を圧縮できます。 従業員が立替払いしている状況はなくなり、クレジットカード決済では決済日から利用料金が口座から引き落とされるまで1～2か月あるため、一時的ではありますがキャッシュに余裕が生まれます。
はじめに、自社にあったキャッシュレス決済の手段を選ぶことになります。
法人向けのクレジットカードは法人名で必要な枚数を発行することができるので、経費精算を必要とする社員に配布する方法が有効です。溜まったポイントも経費の支払いに利用するなどお得な活用方法もあります。 利用上限額が設定しやすい法人向けプリペイドカードなら経費の使い過ぎも防げます。経理担当者が手続きすれば即座にチャージが反映され、一円単位でのチャージも可能です。移動が多い場合は交通系ICカードを支給するのも良いでしょう。 さまざまな新しいサービスが展開されていますので、導入前に「どのキャッシュレス決済を選ぶか」自社の経費精算の状況に合わせて、よく検討することが非常に重要です。入金・残高の管理、会計システムに連携した業務効率化が可能かなど、全体の流れも確かめましょう。
キャッシュレス決済と同時に経費精算システムを見直してみることをお勧めします。今まで紙の申請書にレシートを貼り手書きし、上長の承認印を経て、経理部に回送されてきた書類が、経費精算システムの中で申請から承認、チャージ処理、利用状況の把握まで電子化されます。テレワークに対応したクラウド型や、ICカードの利用歴を読み込めるもの、会計システムと連動性の良いものなど、経理担当者の潜在的なニーズも掘り起こし、ストレスの少ない経費精算システムを導入しましょう。
こうして経費のキャッシュレス化を真剣に考えると、キャッシュフローの透明性、社内のペーパレス化、業務の効率化、スピーディーな経営判断、働き方改革など、あらゆる課題解決につながっていくことが分かります。一方で次々と新しいサービスが登場するので、どのキャッシュレス決済にするか、どの経費精算システムが最適かは非常に悩むところです。 弊社では事業者様にあわせたご提案させていただいておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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