【経理コラム】テレワークで活用するツールとは？～種類別に解説～ - 埼玉・大宮経理・労務アウトソーシングオフィス

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2022.01.14: 【経理コラム】テレワークで活用するツールとは？　～種類別に解説～

政府が推進する働き方改革や新型コロナウイルス感染症の流行により、多くの企業では、働き方の見直しを進める取り組みが行われています。

その中で、会社に出社せず離れた場所で仕事をする「テレワーク」を導入する企業が増えています。もしかしたら、このコラムを読んでいただいている方の中には、テレワークを現在導入するか検討している方もいらっしゃるかもしれません。今からでも遅いということはありませんので、活用しやすいツールについて解説します。

〇テレワークに活用できるツールの種類について

毎日出勤することが当たり前だった職場でテレワークを始めるとなると、今まで行ってきた仕事のやり方では円滑に仕事を進めるのは難しいでしょう。ツールを活用し、会社として社員それぞれが仕事をやりやすい環境を整備する必要がありますので、種類ごとに解説いたします。

1.　Web会議ツール

テレワークを導入し実際に生じる課題として、社員同士のコミュニケーション不足という声を多く聞きます。コミュニケーションが不足してしまうと情報共有も不足してしまい、結果的に作業効率が下がってしまいます。弊社でも導入しておりますが、多くの企業がこれを解決するために実際に相手の顔を見ながらコミュニケーションを取ることができるWeb会議ツールを活用してます。1対1の会話だけでなく、複数人で同時に打ち合わせを行うことも可能です。メールや電話だけでは伝えきれない内容をやり取りするのに最適です。お互い会社に出社していないという場面でも気軽に打ち合わせの機会を作ることができるため、弊社ではZOOMを導入し積極的に活用しております。

その他のツールとして「Microsoft Teams」や「Google Meet」等があります。

2.　ビジネスチャットツール

Web会議ツールと同じくコミュニケーション機会を確保するための対策として有効なのがビジネスチャットツールです。

これは、メールのように文章やPDF等のファイルを送りあえるだけでなく、グループを作成しグループ内で気軽にメッセージを送ることもできるため、メールよりも使い勝手が良いと思います。またツールの中には、音声通話機能やタスク機能を搭載しているチャットツールもあります。テレワークを導入するのであれば、Web会議ツールと併せて導入することをお勧めします。弊社では「Chatwork」を導入しておりますが、上記の機能が備えられておりコミュニケーションの取りやすさから、メールよりもChatworkでやり取りする機会の方が圧倒的に多くなっております。

その他のツールとして「LINE WORKS」や「Workplace」、「Slack」等があります。

3.　ファイル共有ツール

会社に出社していれば資料のやり取りを行う際は、データ・紙のどちらでも情報共有を行うことは可能ですが、テレワークを導入すると会社に出社しない日も多くなることから、オンライン上で資料の共有ができる環境を整備することが必須になってきます。紙の書類を確認するために出社するとなると、それこそ効率の低下に繋がってしまうので可能な限り、資料はどこにいても確認できるような状態にしておくことが望ましいです。

ただ、機密性の高いデータを扱う場合はセキュリティへの配慮を十分に行わないといけないので、社外での資料の確認方法や、外へ持ち出して良いPCを限定する等社内ルールを整備することも必要になってくると思います。

弊社では「Box」というクラウドサービスを導入しておりますが、Box上にアップロードをしておくだけで、いつでも資料の閲覧が可能となり、実際に活用してみて作業効率が上がったなと感じました。

その他のツールとしては「Dropbox」や「OneDrive」等があります。