給与計算は、間違えてはいけないという意識を持ってはいるが具体的にどのような部分に気を付けるべきか分からない、という方も多いと思います。そこで、実際によく起きているミス事例について紹介します。前回のコラム「給与計算の流れと注意すべきポイントについて」で解説した注意点と併せて、気をつけるべき事として認識しておきましょう。
給与計算の基礎となる従業員の勤怠報告に間違いがあると正しく計算できません。タイムカードの通し忘れや有給申請等の漏れ等、勤務時間を正しく報告するよう周知しましょう。計算する前にはシフト表や社内カレンダーと照合し、勤怠情報が正しいかをまず確認しましょう。
初歩的ではありますが、勤務時間の表記による入力ミスはありがちです。時間外労働が15時間30分だった場合、勤怠の集計表には10進法なら「15.5」、60進法なら「15:30」と表記されます。これを15時間50分と入力しないよう、勤怠の集計表と給与計算ソフトの表記を揃えておくと良いでしょう。使用する計算ソフトが10進法なのか60進法なのか、予め確認しておきましょう。
介護保険料は40歳より加入義務が発生しますが、たびたび徴収漏れが問題になっています。Excelや自動反映されない古いソフトを使用している場合は、控除漏れに注意が必要です。最近の給与計算ソフトの多くは、生年月日を予め登録しておけば40歳になると自動的に控除してくれます。社会保険料や税金の法改正などによる控除額の変更も踏まえ、常に最新版になるクラウド型の給与計算ソフトを使用するのもおすすめです。
所得税の計算を行う際は、従業員本人だけでなく従業員の家族構成の状況も計算に関わります。例えば、従業員の子が就職し扶養から外れると、所得税の控除額が変わります。
従業員の居住地やご家族の働き方に変化が生じた際は、速やかに「扶養控除等異動申告書」の提出が必要なことを周知しておきましょう。
給与計算のミスは、担当者の責任だけで済まされるものではありません。ミスの内容によっては会社の信用にも関わってきます。以下に会社としての対策法を2つ紹介します。
まずは、会社として人為的ミスを限りなく無くすことを優先します。
例として、給与支給日の期日間際に焦らずに済むよう、従業員へ早めに勤怠情報を報告してもらうようにしましょう。
また、毎月の業務や毎年決まった時期に行う業務、突発的に発生する業務など、業務内容を全てリストアップし、事前準備が進められるようスケジュール管理をしましょう。この際、一つ一つの業務を細分化しチェックリストを作成しておくと、作業や確認の漏れを防ぐことができます。
更には担当者1人だけに全て任せるのではなく、2人以上でのダブルチェック体制をつくることも有効です。
ミスを起こさないためにも、新しいシステムを導入あるいはソフトを更新し、最新の状態を維持できるようにしましょう。給与計算の自動化は、ミスをゼロにする近道です。
勤怠システムと給与システムを連携させ、勤怠情報を自動で給与システムに反映させると、転記ミスはなくなります。
また、アウトソーシングを利用するのも1つの方法です。給与担当者が働けない状況になると、新たに採用するか他の従業員に担ってもらうことになります。場合によってはイチから研修を行う必要がありますが、アウトソーシングならばその後の引継ぎや研修は要りません。さらに、プロに任せるのでアウトソーシング先との情報共有等のやり取りさえしっかり行えば、事務的なミスを防ぐことができます。
給与計算のアウトソーシングのメリットについては、こちらも併せてご覧ください。
https://omiya-keiri-roumu.com/news/news-2955/
2回に渡って給与計算について解説してきましたが、給与計算というものはとても大変な業務だということを分かっていただけたかと思います。人が行う以上、ミスを完全に無くすことは難しいので、いかに事前にあらゆるミスを防ぐことができるかが重要です。
もし給与計算のアウトソーシングを検討している、または業務内容について見直してみたいが具体的にどうしたら良いか分からないといった疑問等ございましたら、弊社では無料相談も随時承っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。
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