2020年に新型コロナウイルス感染症が流行し、それに伴い多くの企業がテレワークの導入を進めています。多くの企業が導入に踏み切りましたが、実際に導入した結果、通勤がなくなる分感染症リスクを低減させることができたことや、ワークライフバランスが改善された等良いこともありますが、それと同時に課題も浮き彫りになってきました。
そこで、今回はテレワークの課題についてお伝えさせていただきます。
多くの企業が導入し始めているテレワークですが、中小企業では実施率が伸び悩んでいるようです。
どのような課題が出てきているのか、実際に例を挙げながらお伝えさせていただきます。
実際に導入した企業の中で最も大きな課題として挙げられる課題の1つです。同じ空間で仕事をしていれば顔が見えたり、気軽に話をすることが可能でしたが、テレワークでは、顔を見ることができず、雑談のような仕事以外の会話をすることが難しくなってしまいます。社員同士の意思疎通や情報共有に支障が出てしまうと、チームとして動く業務を行っていくことは困難になってしまいます。
このような課題を解消するためには、ITツールを導入するのがベストだと思います。
まず、Web会議の実施が可能な環境を整えることにより、離れた場所でもお互いの顔を見ながら打ち合わせが可能となります。
コミュニケーションのハードルを下げることができますので、コミュニケーション不足を解消できます。
他には、気軽にメッセージを送ることができるチャットツールを導入することをおすすめします。メールのみだとどうしても即時性が損なわれがちですが、チャットツールを導入することで、即時性の高いコミュニケーションの実現に繋がります。
テレワークでは、業務の開始時間と終了時間が分かりづらいという点があります。また、実態を把握しにくいということも課題に挙げられます。
管理する立場からすると、きちんと働いているか、逆に働き過ぎていないかといった細部を確認することは難しくなります。目が届かないところで隠れ残業が常態化すると、2020年4月から中小企業も対象になった残業規制を順守できない事態になってしまう可能性があります。また、働く側も、自分がきちんと働いていることを評価してもらえているのか不安を感じる方もいらっしゃるかと思います。
今後は、コロナの終息後においてもテレワークの継続や、フレックスタイム制の導入など、様々な働き方に対応できるよう仕組みを変えていく必要も出てきます。また、勤怠管理システムやタスク管理・業務日報を活用し、勤務時間数だけではなく評価項目を明確化し適切な人事評価を行えるよう変えていく必要もあるでしょう。
テレワークを行うことになると、各従業員が自宅で資料を保管し、自宅でパソコンを使用することになります。パソコンに対するウイルスやパソコンの紛失、不正アクセスなどによる情報漏洩が起きることがあります。また資料を外で紛失してしまうという可能性も出てきます。こういった事態を回避するためには、まずは社内でセキュリティに対するルールを設ける必要があります。資料やパソコンの持出しルールや保管方法、離席時にはログアウトするなど、決められたルールを徹底して守るよう従業員に指導し続けなければいけません。
パソコンへのセキュリティ対策としてセキュリティソフトの導入はもちろんですが、リモートサービスを利用することも有効です。これにより、自宅のパソコンから会社のパソコンを操作することができるようになり、自宅の端末にデータを残さずに済みます。
また、VPN回線を使用することにより通信を暗号化できますので、ネットワーク環境を整えることも有効な対策になります。
テレワークを実施しているとどうしても紙書類の確認が遅れてしまうというケースが出てきます。
また、捺印が必要な書類のために出社しないといけないというケースもあると思います。
法令上、紙で書類を作成する必要があるものも現状あるため、全てを電子化へ移行するのは難しいと思いますが、社内の書類のやり取りを見直し、テレワークの導入に併せて社内資料の電子化を進めてみるのも良いと思います。
これに併せて電子印鑑も導入すると在宅でも出張中でも捺印に対応でき、社内決裁を早めることにも繋がると思います。
ここまで、いくつかの課題を挙げさせていただきましたが、これ以外にも考えられる課題はあると思います。導入することによってマイナスになることもありますが、もちろんプラスな面も多くあります。多くの企業が導入しているということもあり、今後はテレワークが当たり前な時代になっていくことが予想されますので、課題をいかに克服して普段の業務をより良い方向に向けることができるかが大事になってくると思います。
また、今回挙げた課題については、様々なツールを活用することによって解決することが可能です。次回のコラムにてお勧めのツールについて紹介させていただきます。
「経理・税務業務の外注を検討しているが、どの代行を選べばいいのかわからない」とのお声から、当社ではチェックリスト付きの資料をご用意致しました。
事前に資料をご確認いただくことで、より自社での落とし込みがしやすくなるかと思いますので、ぜひご確認・ご活用ください。
まずはお気軽にご相談ください。
特に「経理代行を初めて検討している」という方はご不安も多いと思います。
どの様にアウトソーシングを進められるのか、経理体制をどの様に変更したら良いのか、専門家が親身にアドバイスさせていただきます。
初回は無料でご相談を承ります！
埼玉・大宮 経理・労務アウトソーシングオフィスに関するお問合せは下のフォームよりお願いします。
下記項目にご入力後、一番下の「この内容で送信する」ボタンをクリックしてください。
※は入力必須項目です
※ご入力のメールアドレスを今一度ご確認下さい。
宜しければ「この内容で送信する」ボタンをクリックして送信して下さい。
お電話でのお問合せは TEL：0120-936-310 まで、お気軽にお問合せ下さい。
※お問い合わせ内容によりましては返答に少々お時間を頂く場合が御座います。
0120-936-310
受付 平日９：００～１７：００
